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Tudo o que você precisa saber sobre o E-social: o que é, como funciona e prazos

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Se você chegou aqui, deve estar se perguntando: o que é o E-social? Bom, o E-social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma iniciativa do Governo Federal para reunir em uma única plataforma online informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Dessa forma, os formulários individuais saem de cena e dão lugar a um banco de dados unificado, onde, mensalmente, os empregadores devem inserir as informações acerca de seus funcionários contratados com carteira assinada.

O projeto foi idealizado em 2014 e, na ocasião, o ministro do Trabalho e Emprego de então, Manoel Dias, declarou que a nova estrutura era uma “maneira mais fácil e mais simples de prestação de informações dos empregadores ao governo”.

Além disso, é importante ressaltar a economia de papel que a guinada digital promove, já que muitos documentos passam a ser tramitados virtualmente. Por exemplo, antes as folhas de pagamento eram geradas e armazenadas para fiscalizações; agora não necessitam de armazenamento físico, uma vez que são enviadas à plataforma.

Que tal conhecer mais sobre o E-social? Abaixo falamos sobre o início do projeto e quais são suas vantagens.

Índice

O efeito do E-social

Para implementação, o projeto contou com a atuação de diferentes órgãos, como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério da Economia. O investimento no e-Social, em sua maior parte focado na tecnologia da informação, alcançou a cifra de R$ 100 milhões de reais.

Segundo dados do governo, em junho de 2020, aproximadamente 40 milhões de trabalhadores já integravam a base do sistema E-social, o que comprova o empenho das empresas em aderirem ao programa – quando for totalmente implementado, o sistema deve reunir a informação de mais de 44 milhões de trabalhadores.

A implantação do E-social trouxe novas exigências às empresas e às tarefas executadas pelos profissionais de RH. Isso porque a plataforma exige que as companhias adequem os seus processos internos para que sejam respeitados tanto o prazo de migração para a plataforma como o prazo de envio das informações empresariais.

Caso contrário, a organização ficará sujeita a penalidades por não cumprimento das regras. E, já que tudo acontece agora no ambiente virtual, o mesmo vale para a fiscalização, que pode ser feita online, incluindo multa em tempo real.

Se você ainda tem dúvidas sobre o que é E-social, quais os prazos e as últimas mudanças, neste post você pode se atualizar sobre todas as questões relacionadas ao tema. Confira!

 

Como se adaptar às exigências do E-social?

O E-social cobra dos usuários uma série de controles internos, adequações de regras e rigidez nos prazos para que se possa cumprir com as exigências do sistema. Antes de entrar no tema de como fazer o E-social é preciso saber do seguinte abaixo.

Com a gestão de dados para facilitar os processos de inserção das informações, o profissional de RH deve ter na ponta da língua quais são as obrigações que serão substituídas por eventos preenchidos diretamente na plataforma:

  • Folha de pagamento
  • Quadro Horário de Trabalho (QHT)
  • Guia da Previdência Social (GPS)
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
  • Livro de registro de empregado
  • Comunicação de acidente de trabalho
  • Comunicação de dispensa
  • Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
  • Informações à Previdência Social
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Aliás, atenção! O governo não só cobra que as informações sejam enviadas dentro de um prazo como também exige qualidade nos dados compartilhados.

Com o objetivo de se adequar à fiscalização, crie um sistema para juntar documentos e opte pela centralização das informações. Adicionalmente, crie e revise as seguintes tarefas com frequência:

  • Verificação dos cálculos trabalhistas e previdenciários;
  • Definição de um cronograma para coleta de informações e lançamento no sistema;
  • Estabelecimento de uma boa comunicação entre o setor de RH, o setor financeiro, o setor jurídico e o setor de TI para não enviar informações incorretas;
  • Digitalização dos procedimentos burocráticos internos.

Quanto ao último item, o ideal é deixar para trás processos arcaicos e introduzir no RH um software para gerenciar os processos da área. Com isso, facilita-se a separação de documentos para posteriormente enviá-los por meio do E-social.

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Quem deve utilizar o sistema E-social e quando deve começar a usá-lo?

O E-social deve ser usado por empresas (independentemente do porte) e também pessoas físicas que também contrata os serviços de um(a) colaborador(a).

Para facilitar a implantação do sistema, o governo dividiu inicialmente em 4 grupos (empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, empresas com faturamento de até R$ 78 milhões, empresas optantes pelo Simples Nacional e órgãos públicos/organismos internacionais). No entanto, o 4º grupo foi desmembrado para a criação do Grupo 5 (entes estaduais e do Distrito Federal) e Grupo 6 (entes municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos).

Cada um desses grupos possui um cronograma dividido em fases de implementação, sendo que cada uma corresponde a uma etapa de introdução de eventos específicos.

Boa parte das empresas já realizaram o cadastro do empregador e dos colaboradores e, atualmente, já registram eventos não periódicos (refere-se às tarefas enviadas ocasionalmente, por exemplo, admissão ou desligamento de trabalhadores) e eventos periódicos (são as tarefas mensais, como folha de pagamento). Uma das últimas tarefas a serem digitalizadas no E-social é a segurança do trabalho e todas questões pertinentes a este tema.

A implementação do E-social já sofreu prorrogação por inúmeras vezes. Na teoria, a migração total deve terminar em 2023, mas o estado de calamidade pública suspendeu algumas implantações que estavam programadas para acontecer no segundo semestre de 2020, então o período de finalização pode sofrer alterações a serem divulgas pelos órgãos competentes.

Abaixo, reunimos o calendário do E-social com os eventos que já foram implantados e aqueles que ainda precisam ser introduzidos. Em especial, o cronograma do 1º e 3º grupo, que previa implementações para setembro e novembro de 2020, foi afetado pelo estado de calamidade.

Grupo 1

Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões.

Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos e Periódicos; Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias; Nova GRFGTS.

Pendentes: Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação em setembro de 2020 suspensa).

Grupo 2

Empresas com faturamento até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.

Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos e Periódicos; Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias; Nova GRFGTS.

Pendentes: Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro 2021)

Grupo 3

Empresas optantes pelo Simples Nacional.

Já implementados: Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos

Pendentes:

Eventos Periódicos (implantação em setembro de 2020 suspensa)
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até julho de 2021)

Grupo 4

Entes públicos federais e organizações internacionais.

Pendentes:

Cadastro do Empregador e Tabelas (implantação em setembro de 2020 suspensa)
Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos (implementação em novembro de 2020 suspensa)
Eventos Periódicos (implementação até maio de 2021)
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro de 2022)

Grupo 5

Entes públicos estaduais e o Distrito Federal.

Pendentes:

Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores; Eventos não Periódicos; Periódicos (pendentes de definição); Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até julho de 2022)

Grupo 6

Entes municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos.

Pendentes:

Cadastro do Empregador e Tabelas; Cadastro dos Trabalhadores; Eventos não Periódicos; Periódicos (pendentes de definição); Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (implementação até janeiro de 2023).

Como profissional de RH, é importante conhecer as datas de implementação para não perder o prazo e assim ficar sujeito a penalizações. Acompanhe com frequência as notícias de recursos humanos para estar ciente de qualquer atualização sobre o assunto.

Novo e-Social: quais são as últimas atualizações

Embora o E-social tenha começado a valer apenas em 2018, no ano seguinte já se discutiam mudanças no sistema. Uma das grandes queixas dos empresários que já usavam a plataforma era a quantidade de informações a serem preenchidas.

A partir de 2020, o governo lançou uma nova versão da plataforma e retirou a exigência de algumas informações que eram redundantes ou já estavam inseridas nas bases de dados governamentais. Além de trazer menos campos para preencher e deixar alguns em modo facultativo, a atualização instaurou o uso do CPF como identificação única do trabalhador.

A série de reformulações recentes tiveram como intenção promover a desburocratização e aumentar a facilidade na prestação de informações, trazendo mais segurança jurídica aos usuários.

Segundo uma nota informativa publicada pelo Governo Federal, as atualizações foram realizadas respeitando o investimento em capacitação e equipamentos que já havia sido feito pelas empresas e profissionais. Ou seja, a transmissão de dados via web service e outros procedimentos se mantiveram, sendo realizada apenas a flexibilização de algumas regras.

Como se trata de uma ferramenta recém-implantada, com certeza trará modificações em um futuro próximo. Por isso, não deixe de acompanhar o tema aqui no blog da Factorial.

Você tem alguma dúvida sobre o E-social? Deixe seu comentário abaixo!

 

Texto de Marcela Gava e edição de Maria Esther Castedo

Escritora e jornalista, autora no blog da Factorial. Escreve sobre recursos humanos, leis, desenvolvimento e treinamento de equipes de alta performance.

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