Com a pandemia do coronavírus, ressignificar o trabalho foi preciso. O que antes caminhava a passos lentos, como podemos confirmar em entrevistas com profissionais de RH durante a pandemia, teve que se atualizar às pressas: o tal do home office.
Especificado na lei brasileira como teletrabalho, esta nova modalidade de trabalhar teve que ser regularizada para permitir que os colaboradores pudessem fazer suas funções com segurança. É claro, nos casos em que isso é possível. Assim como, fazer a marcação de ponto.
Dessa maneira, o departamento de recursos humanos teve que se adaptar para oferecer maneiras efetivas para a marcação de ponto em home office. Aliás, este pode ter sido um desafio grande para empresas que estavam longe de implementar o trabalho à distância. Desafio esse muitas vezes delegado ao RH. Pensando nisso e para apresentar quais são as possibilidades existentes no mercado, fizemos este artigo!
Entenda como funciona a marcação de ponto, como realizá-la em home office e continuar tendo controle sobre a frequência dos funcionários.
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Índice
Quem precisa fazer a marcação de ponto?
Não faz muito que a lei mudou e determinou a quantidade mínima de funcionários que uma empresa precisa ter para que seja necessário começar o controle de horário. É a Lei nº 13.874 que regulariza a marcação de ponto obrigatória em empresas com mais de 20 funcionários. Ou seja, RH, se a empresa em que você trabalha possui menos funcionários, a marcação de ponto não se faz necessária. Mas, sabemos que existem muitas vantagens sobre o porquê fazer o controle de frequência dos colaboradores.
Além disso, sabemos que a marcação de ponto é feita no Brasil de diversas maneiras. Além do famoso livro de ponto, também existem controles feitos em cartão magnético, ponto eletrônico, QR Code e o que falaremos hoje, o ponto online.
Em tempos de home office, o ponto online já ganhou muitos nomes. Ponto web, ponto móvel e relógio de ponto online. Por isso, seja como for, saiba que todos esses são sinônimos e significam que os dados coletados no controle de frequência deste tipo são armazenados na nuvem. Ou seja, quer dizer que esses dados podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, sendo necessário apenas conexão com a internet.
Resolvida esta pergunta, outra dúvida pode surgir. Agora, em relação ao teletrabalho. Em quais condições ele é possível?
O que diz a lei sobre home office?
Foi em 2017, com a Reforma Trabalhista, que o home office foi regularizado. Afinal, nesses anos algumas empresas já começavam a desenhar um modelo de como seria o home office. No entanto, sem o apoio da lei, muitas departamentos pessoais e colaboradores se sentiam desamparados sem saber como o home poderia ser implementado. Assim como, quais eram os direitos e deveres de cada parte.
Sendo assim, a lei determinou o seguinte como o que é home office:
Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.
– Artigo 75-B da CLT
Além disso, foram definidos alguns pontos sobre o contrato de trabalho, em que é necessário que o contrato do empregado configure essa modalidade de trabalho e liste as atividades que serão desempenhadas pelo funcionários.
Outros pontos como benefícios, reembolso de gastos, equipamentos de trabalho, segurança no trabalho e horas extras são especificados. No caso da marcação de ponto, as horas extras fazem parte deste apartado. A lei não especifica que seja obrigatório o controle de frequência, ou seja, horas, para os trabalhadores em home office. Pois, em teoria, o trabalhador não tem direito a horas extras. Entretanto, se a política da empresa permitir o banco de horas, então é necessário oferecer uma maneira de fazer o controle de ponto.
Isso nos leva ao nosso seguinte subtítulo. Entenda a seguir quais são as possibilidades de marcação de ponto para funcionários em regime de teletrabalho.
Soluções para a marcação de ponto em home office
Empresas que adotaram devido à situação do COVID-19 o home office, tiveram que buscar alternativas eficientes e confiáveis para marcar o ponto. Em geral, é um software controle de frequência de RH quem realiza esse tipo de função.
Se você não conhece, o software de RH consiste em um programa desenvolvido para os profissionais de RH e que busca otimizar as tarefas burocráticas do dia a dia. Entre elas, o controle de frequência, controle de horas trabalhadas, pedidos de férias, ausências e folgas, controle da folha de pagamento, controle de turnos e entre outras.
Além disso, ainda é possível encontrar no mercado versões mais simples que somente realizam a marcação de ponto. Por somente oferecer esse recurso, é possível que algumas tarefas burocráticas como o controle de horas trabalhadas ainda fique para a equipe de RH. Por isso, é importante pesquisar.
Agora que você sabe disso, vejamos cada solução com mais detalhes:
Marcação de ponto por aplicativo
Nesta modalidade, o colaborador baixa um aplicativo no próprio celular do software controle de frequência de RH contratado pela empresa e realiza a marcação de ponto cada vez que inicia o horário de trabalho. Se for o caso, também é possível marcar na hora de saída do almoço. Por fim, marcar quando seja finalizado o dia de trabalho. Dessa forma, são registradas as horas de trabalho de cada funcionário.
E quem faz o controle de horas? Isso depende da política da empresa. Em muitos casos, é responsabilidade do gerente realizar essa tarefa. Nesse caso, o profissional de RH terá que indicar no software de RH qual usuário, nesse caso o usuário do gerente, é autorizado para verificar essas horas.
Já para os funcionários, é possível também verificar as horas trabalhadas, editá-las (caso a empresa permita) e adicionar comentários.
Marcação de ponto por computador
Neste caso, basta o RH disponibilizar para os funcionários o site em que o funcionário deve fazer a marcação de ponto. Assim como, quais são os dados para acessar o painel do funcionário. E funciona da mesma forma que descrito por aplicativo!
O ideal é que a ferramenta escolhida seja intuitiva e segura para todos.
Função GPS
Em algumas atividades, é essencial fazer o controle de geolocalização do funcionário, ou seja, saber de onde ele marca o ponto. Para isso, é essencial conhecer o que é a geolocalização junto ao relógio de ponto online. Mas, pode ser também que algumas empresas optem por fazer obrigatório que o funcionário disponibilize sua localização para poder marcar seus horários.
Mas, em resumo, a função GPS permite dar mais segurança ao controle de frequência e ajuda a entender como o funcionário administra seu tempo, em casos de vendedores externos, por exemplo.
Conheça a marcação de ponto da Factorial
A Factorial oferece um software controle de frequência completo de RH! Nele, é possível oferecer aos funcionários o relógio de ponto online via aplicativo e desktop, as melhores opções para quem está em home office. Além disso, o RH pode especificar quem está autorizado a verificar horas trabalhadas, assim como tornar obrigatório a função de geolocalização.
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