Se a folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da sua empresa, os descontos que aparecem nela são, sem dúvidas, uma das grandes preocupações do RH e DP. Afinal, qualquer erro nos cálculos pode levar a problemas sérios, como multas, passivos trabalhistas e, claro, a perda da confiança dos seus colaboradores.
Neste guia, vamos simplificar tudo o que você precisa saber sobre os descontos em folha. Vamos entender o que é obrigatório, o que é opcional, quais são os limites legais e, o mais importante, como calcular cada um para garantir que sua empresa esteja sempre em dia com a lei e, de quebra, evite dor de cabeça.
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O que são descontos em folha de pagamento?
De forma simples, os descontos em folha de pagamento são os valores que são legalmente abatidos do salário bruto de um funcionário para que se chegue ao valor líquido que ele irá receber. Eles podem ser de natureza obrigatória, como os impostos e contribuições para a Previdência, ou de natureza facultativa, como benefícios concedidos pela empresa.
A gestão correta desses descontos garante a conformidade legal da empresa e a transparência para o colaborador, que precisa entender exatamente o que está sendo descontado.
Para entender ainda melhor, veja também o nosso guia completo sobre o holerite online .
Principais descontos em folha de pagamento
Os descontos podem variar bastante, mas a maioria deles se encaixa em algumas categorias principais. Conheça as mais comuns:
➡️ INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): contribuição obrigatória que financia a Previdência Social.
➡️ IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): imposto federal sobre o salário, com alíquotas progressivas que dependem da faixa salarial do colaborador.
➡️ FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): embora seja um encargo da empresa (8% sobre o salário bruto), o seu valor aparece no contracheque para fins de controle e transparência.
➡️ Vale-Transporte: desconto obrigatório caso o colaborador opte por receber o benefício. O limite é de 6% do salário básico, e o restante é pago pela empresa.
➡️ Vale-Refeição/Alimentação: desconto opcional, que não pode exceder 20% do salário bruto.
➡️ Plano de Saúde e plano odontológico (coparticipação): desconto que pode ocorrer quando o plano é pago em parte pelo colaborador. O limite de desconto é de 40% do salário bruto.
➡️ Adiantamentos: desconto do valor de adiantamento salarial concedido ao colaborador no meio do mês.
➡️ Faltas e Atrasos: desconto do valor referente a faltas ou atrasos não justificados.
➡️ Pensão Alimentícia:desconto obrigatório, determinado por ordem judicial, com um percentual fixo sobre a renda do funcionário.
➡️ Empréstimos Consignados: desconto autorizado pelo colaborador para pagamento de empréstimos diretamente na folha.
Limites legais de desconto em folha
O Art. 462 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) determina que o total de descontos na folha de pagamento não pode ultrapassar 70%. Para mais detalhes, confira nosso guia sobre as leis trabalhistas e os cuidados essenciais para o RH.
Além disso, existem regras específicas para alguns benefícios:
- Vale-Transporte: o desconto máximo é de 6% do salário básico.
- Plano de saúde coparticipativo: o desconto total da participação do colaborador não pode exceder 40% do seu salário bruto, considerando todos os seus dependentes.
- Vale-Refeição/Alimentação: o desconto máximo é de 20% do salário bruto.
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📝Top 5 descontos obrigatórios na folha de pagamento
Para facilitar o seu dia a dia, vamos diferenciar os descontos obrigatórios dos facultativos. Os obrigatórios são aqueles previstos em lei e que o RH e o DP precisam aplicar em quase todos os casos.
1️⃣ INSS: a alíquota progressiva é descontada automaticamente do salário do colaborador.
2️⃣ IRRF: o imposto de renda retido na fonte também segue uma tabela de alíquotas progressivas.
3️⃣ Faltas e atrasos não justificados: Quando não são justificados por atestado médico ou outro motivo legal, os valores são descontados do salário.
4️⃣ Empréstimo ou adiantamento salarial: o valor adiantado é abatido do salário final do mês.
5️⃣ Pensão alimentícia (judicial): desconto obrigatório, determinado por ordem judicial, sem exceção.
A complexidade de acompanhar essas regras e aplicar os cálculos corretos é uma das maiores dores de cabeça do DP, mas o seu trabalho pode ser muito mais simples com a ajuda da tecnologia.
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Descontos facultativos e autorizados
Diferentemente dos obrigatórios, os descontos facultativos dependem de uma autorização prévia. Para uma gestão completa, saiba como otimizar a gestão de benefícios corporativos e entenda os limites legais para cada um.
Alguns exemplos são:
- Convênio médico ou odontológico.
- Seguro de vida.
- Contribuições a sindicatos.
- Empréstimos consignados.
- Contribuições para previdência privada.
É crucial que o RH tenha um termo de autorização assinado para cada um desses descontos, garantindo a conformidade e prevenindo passivos trabalhistas.
Faltas, atrasos e seu cálculo na folha de pagamento
Calcular o desconto por faltas e atrasos exige atenção. O cálculo é baseado no salário-hora do colaborador e no Art. 473 da CLT.
Para fazer o cálculo, siga estes passos:
- Encontre o salário-hora: divida o salário mensal pelo número de horas mensais de trabalho (ex: 220h para quem trabalha 44h semanais).
- Calcule o valor do atraso: multiplique o salário-hora pelo total de horas de atraso.
- Calcule o valor da falta: multiplique o valor do dia de trabalho (salário mensal / 30) pelo número de dias de falta.
É importante lembrar que atrasos e faltas não justificados também podem influenciar no cálculo do descanso semanal remunerado (DSR).
6 Etapas para calcular descontos corretamente
Para garantir que a sua folha de pagamento esteja sempre em dia, siga este guia prático:
1️⃣ Identificação do salário bruto: este é o ponto de partida de todos os cálculos.
2️⃣ Listagem dos descontos obrigatórios: calcule o INSS e o IRRF com base no salário e nas tabelas da Receita Federal.
3️⃣ Inclusão dos descontos facultativos: adicione o vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios, sempre com a autorização do colaborador.
4️⃣ Cálculo de faltas e atrasos: subtraia os valores proporcionais às ausências não justificadas.
5️⃣ Respeito aos limites legais: verifique se o total de descontos não ultrapassa 70% do salário bruto do colaborador.
6️⃣ Revisão e automação: revise todos os cálculos e considere usar um software de folha de pagamento para automatizar e garantir a precisão.
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Como calcular descontos: exemplo prático
Vamos a um exemplo simples, mas prático, para ilustrar como funciona o cálculo da folha de pagamento com descontos.
Cenário: Colaborador com salário bruto de R$ 3.000,00, que utiliza vale-transporte e tem 1 dia de falta injustificada.
| Salário bruto | R$ 3.000,00 |
| Desconto de INSS | R$ 266,00 (alíquota de 9%, considerando a tabela atual) |
| Desconto de IRRF | R$ 0,00 (considerando a tabela atual com isenção até R$ 2.824,00) |
| Desconto de vale-transporte | R$ 180,00 (6% de R$ 3.000,00) |
| Desconto de falta | R$ 100,00 (R$ 3.000,00 / 30 dias) |
| Salário líquido (provisório) | R$ 3.000 – 266 – 180 – 100 = R$ 2.454,00 |
| Verificação de limite de 70% | |
| Total de descontos | R$ 266 + 180 + 100 = R$ 546,00 |
| Limite | 70% de R$ 3.000 = R$ 2.100,00 |
| Como R$ 546,00 está abaixo do limite de R$ 2.100,00, o cálculo está correto | |
5 erros comuns ao aplicar descontos na folha de pagamento
A rotina de RH e DP é corrida, mas alguns erros podem ser evitados facilmente. Fique de olho nestes pontos:
1️⃣ Descontos sem autorização do colaborador: o maior risco legal! Nunca faça descontos facultativos sem um termo assinado.
2️⃣ Ultrapassar limite legal de até 70%: desrespeitar a CLT pode gerar ações trabalhistas.
3️⃣ Cálculo incorreto de faltas e atrasos: um erro comum que pode gerar insatisfação e questionamentos dos funcionários.
4️⃣ Ignorar atualizações legais: as tabelas do INSS e do IRRF mudam anualmente, e ignorar as novas alíquotas é um erro grave.
5️⃣ Holerite pouco transparente: um documento confuso, que não detalha os descontos, pode causar desconfiança e insegurança na equipe.
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Implicações para o RH e DP
O papel do RH e do DP na gestão de descontos é fundamental. Um cálculo preciso e uma comunicação transparente não apenas evitam passivos trabalhistas e multas, mas também fortalecem a confiança entre a empresa e seus colaboradores.
Para isso, é crucial contar com uma ferramenta digital que automatize os cálculos e garanta que todas as regras, limites e atualizações legais sejam aplicadas corretamente, simplificando a rotina e permitindo que o time foque em ações mais estratégicas.
Tabela visual: resumo de descontos e limites
Para facilitar a sua consulta e ter todas as informações à mão, preparamos uma tabela de resumo com os principais descontos e seus limites legais.
| Tipo de desconto | Percentual/limite legal | Obrigatório ou facultativo | Observações práticas |
| INSS | Alíquotas progressivas (7,5% a 14%) | Obrigatório | Base de cálculo varia de acordo com o salário. |
| IRRF | Alíquotas progressivas (0% a 27,5%) | Obrigatório | Isenção para salários de até R$ 2.824,00 (atualmente). |
| Vale-Transporte | Máximo de 6% do salário básico | Facultativo (com opção do colaborador) | O restante é pago pela empresa. |
| Plano de saúde (coparticipação) | Máximo de 40% do salário bruto | Facultativo | Exige autorização formal do colaborador. |
| Vale refeição/alimentação | Máximo de 20% do salário bruto | Facultativo | Regra da CLT. O limite é sobre o salário bruto. |
| Faltas/atrasos | Proporcional ao tempo de ausência | Obrigatório | O cálculo afeta também o DSR (Descanso Semanal Remunerado). |
| Pensão alimentícia | Percentual definido por ordem judicial | Obrigatório | O valor deve ser descontado antes de outros benefícios. |
| Empréstimos consignados | Limite legal para consignados | Facultativo | Desconto exige autorização do colaborador. |
💡Como a Inteligência Artificial pode apoiar no controle de descontos em folha
A tecnologia já é uma aliada indispensável na gestão de pessoas, e a Inteligência Artificial está levando essa automação a um novo nível. Veja como um RH digital pode simplificar a sua rotina.
- Automatização de cálculos: a IA garante que cada desconto (INSS, IRRF, benefícios, empréstimos) seja aplicado corretamente, reduzindo erros humanos.
- Atualização legal automática: sempre que houver mudanças nas regras de descontos, limites legais ou alíquotas, sistemas baseados em IA podem aplicar automaticamente as alterações.
- Prevenção de inconsistências: a IA detecta irregularidades ou descontos duplicados que poderiam gerar passivos trabalhistas.
- Simulações inteligentes: gestores podem prever o impacto de diferentes descontos na remuneração líquida do colaborador antes de aplicá-los.
- Clareza e transparência para o colaborador: a IA pode gerar relatórios explicativos que detalham o porquê de cada desconto, facilitando a comunicação entre RH e equipe.
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💬Mini-FAQ: o que as pessoas também perguntam sobre desconto em folha
Para fechar, reunimos as principais dúvidas sobre descontos em folha. Confira as respostas diretas e rápidas para as perguntas mais comuns:
1 – O que pode ser descontado na folha de pagamento?
A lei permite descontos obrigatórios (como INSS e IRRF) e facultativos (como vale-transporte e plano de saúde) desde que haja autorização prévia. No entanto, o valor total dos descontos não pode ultrapassar o limite de 70% do salário bruto do colaborador, garantindo que ele receba um valor mínimo para sua subsistência.
2 – O que são descontos em folha de pagamento obrigatórios?
São descontos exigidos por lei, como o INSS (contribuição previdenciária) e o IRRF (imposto de renda), além de outros como a pensão alimentícia judicial. Esses descontos não dependem de autorização do colaborador para serem aplicados, pois já são previstos e regulamentados pela legislação brasileira.
3 – Quais são os descontos facultativos na folha de pagamento?
São aqueles que dependem da autorização do colaborador para serem aplicados. Os exemplos mais comuns incluem vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde ou odontológicos e contribuições sindicais. O consentimento expresso do empregado, geralmente por escrito, é fundamental para a legalidade desses descontos.
4 – Qual é o limite máximo de desconto permitido por lei?
O limite máximo para todos os descontos em folha, somados, é de 70% do salário bruto. Esse valor foi estabelecido pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) para assegurar que o colaborador sempre receba, no mínimo, 30% de sua remuneração em dinheiro, protegendo sua capacidade financeira.
5 – Como calcular desconto por falta?
O cálculo do desconto por falta é feito com base no salário diário do colaborador. Para um empregado mensalista, o cálculo é o valor do salário dividido por 30 (dias do mês), multiplicado pelo número de dias de falta. Além disso, o desconto afeta o valor do DSR (Descanso Semanal Remunerado).
6 – Como calcular desconto de atraso no salário?
O cálculo de atraso é feito com base no valor da hora trabalhada. Basta dividir o salário mensal pelo número de horas mensais de trabalho (geralmente 220) e multiplicar pelo total de horas de atraso. A legislação prevê que a falta de justificativa para o atraso permite o desconto.
7 – Posso descontar vale-refeição e vale-transporte?
Sim, mas existem regras. O desconto do vale-transporte é obrigatório para quem opta por ele, com limite de 6% do salário-base. Já o vale-refeição e alimentação é facultativo, com limite de desconto de 20% do salário bruto. Ambos exigem a concordância do colaborador.
8 – Como funciona o desconto de pensão alimentícia e empréstimo consignado?
A pensão alimentícia é um desconto obrigatório, definido por ordem judicial. O empregador deve descontar e repassar o valor sem a necessidade de autorização do colaborador. Já o empréstimo consignado é um desconto facultativo, que exige autorização do colaborador e segue um limite de margem consignável.
9 – Pode descontar plano de saúde do salário do colaborador?
Sim, desde que o colaborador tenha autorizado o desconto por escrito, geralmente por meio de um termo de adesão. Em casos de coparticipação, o valor descontado pela empresa não pode exceder 40% do salário bruto do empregado, considerando todos os seus dependentes.
Descomplique a sua rotina de RH
Garantir o rigor e a transparência na folha de pagamento é mais do que uma obrigação legal, é uma demonstração de respeito e confiança para com os seus colaboradores. Entender cada tipo de desconto, seus limites e a forma correta de aplicá-los não só protege a sua empresa contra passivos trabalhistas, como também fortalece a relação com a equipe.
Com a complexidade da legislação, confiar em planilhas manuais se torna um risco desnecessário. A melhor solução é contar com a tecnologia para automatizar esses processos, garantindo a precisão e liberando o seu tempo para o que realmente importa: a gestão de pessoas.
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