A folha de pagamento de uma empresa pode ser um verdadeiro quebra-cabeça para muitos profissionais. Isso porque, além das particularidades de cada contrato, os descontos em folha dos colaboradores podem alterar de caso para caso.
É comum encontrar profissionais de RH e DP que tenham dificuldades durante o processo. Compreender a complexidade das leis e regulamentações e garantir a precisão dos cálculos pode ser desafiador.
Embora os descontos tenham impacto direto no salário líquido, a prática tem como objetivo garantir o cumprimento das obrigações legais e oferecer benefícios, proporcionando uma gestão financeira mais organizada tanto para as empresas como para os trabalhadores.
Dessa forma, contar com um software de RH completo que facilite esse processo, como a Factorial, é imprescindível.
Continue a leitura e entenda melhor quais são os principais descontos em folha e como calcular com o auxílio da Factorial.
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Índice
Como descomplicar os descontos em folha de pagamento?
Os descontos em folha são um desafio para RHs devido à complexidade e desgaste envolvidos. A boa notícia é que é possível automatizar esse processo com várias facilidades e vantagens, como:
- Redução de erros: a automação do cálculo dos descontos em folha reduz erros humanos, como equívocos nos cálculos ou alíquotas incorretas. Isso evita problemas com funcionários e órgãos fiscalizadores no futuro.
- Atualizações automáticas: Ao utilizar um software de folha de pagamento especializado, como a Factorial, as atualizações legais são automaticamente integradas ao sistema. Isso assegura que os descontos estejam sempre em conformidade com as mudanças nas leis trabalhistas e tributárias.
- Agilidade nos processos: a automação dos descontos em folha diminui o tempo gasto em tarefas manuais, pois os cálculos são rápidos e precisos. Isso permite que os profissionais de RH se concentrem em atividades estratégicas.
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Quais são os descontos em folha que são permitidos?
Como citamos, os descontos em folha de pagamento são valores deduzidos diretamente do salário de um funcionário antes do recebimento do pagamento líquido.
As deduções podem variar de acordo com cada contrato. Porém, é crucial conhecer os descontos legais permitidos. A seguir, apresentamos quais são eles.
INSS, FGTS e IRPF
O desconto do INSS é a contribuição previdenciária obrigatória que os trabalhadores e empregadores realizam para o sistema de seguridade social no Brasil. A contribuição visa proteger os trabalhadores em situações como aposentadoria, auxílio-doença e pensão por morte, entre outros cenários.
Vale destacar que o valor do desconto é calculado com base na tabela de alíquotas estabelecida pelo governo. Sempre levando em consideração a faixa salarial do empregado.
O FGTS é um fundo social e trabalhista que tem o objetivo de proteger o trabalhador em situações como:
- Demissão sem justa causa;
- Doenças graves;
- Aquisição da casa própria;
- Entre outras situações previstas em lei.
O desconto em folha do FGTS corresponde a 8% do salário e é depositado mensalmente pelo empregador em uma conta vinculada ao trabalhador na Caixa Econômica Federal.
Já o IRPF é o imposto devido pelo trabalhador à Receita Federal, conforme sua faixa de renda anual. O desconto é calculado com base em uma tabela progressiva, que define alíquotas diferentes de acordo com os rendimentos anuais recebidos.
Esse desconto é realizado mensalmente na folha de pagamento. Ao declarar o imposto de renda, o trabalhador pode ajustar eventuais diferenças entre o valor já descontado mensalmente e o valor devido com base em sua renda anual total.
👉 Leia também: Como calcular o Descanso Semanal Remunerado utilizando o software da Factorial
Ausências e atrasos
Faltas e atrasos sem justificativa também fazem parte dos descontos permitidos em folha. Na prática, as empresas adotam essa medida para incentivar a disciplina e responsabilidade dos colaboradores com o horário de trabalho.
Normalmente, as empresas estabelecem políticas internas que definem quais situações podem resultar em desconto de faltas injustificadas e atrasos. Assim, essas políticas podem variar de acordo com a cultura organizacional e as normas trabalhistas.
Isso quer dizer que as regras devem ser estabelecidas respeitando as leis, de forma clara e comunicadas aos funcionários para que todos estejam cientes das implicações de suas faltas ou atrasos.
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Vales na folha de pagamento
Os vales, como o vale-refeição e vale-transporte, são benefícios fornecidos pelas empresas para auxiliar os funcionários com alimentação e transporte diários. Porém, mesmo sendo um benefício, as empresas podem descontar parte do valor diretamente do salário.
Plano de saúde e/ou plano odontológico
Os planos de saúde e odontológicos são benefícios opcionais que muitas empresas oferecem aos seus funcionários como forma de garantir o acesso a um atendimento de qualidade.
Algumas empresas custeiam parte do valor desses benefícios e repassam ao funcionário uma porcentagem do custo. Dessa forma, esse valor também se torna um desconto em folha mensal.
Além dos descontos em folha de planos de saúde e odontológicos, outros benefícios opcionais podem ser descontados na folha de pagamento. Isso é acordado entre empresa e funcionário. Esses benefícios podem incluir:
- Seguro de vida;
- Previdência privada;
- Cooperativas de crédito.
Contribuição sindical
O desconto de contribuição sindical, ou imposto sindical, é pago anualmente pelos trabalhadores aos sindicatos que os representam. Essa contribuição financia atividades e ações em defesa dos interesses dos trabalhadores.
A contribuição sindical é regulamentada pela CLT. Segundo a legislação, todos os trabalhadores de uma categoria devem contribuir anualmente com o valor correspondente a um dia de trabalho, descontado diretamente do salário.
Recentemente, houve mudanças na legislação trabalhista que tornaram a contribuição sindical facultativa. Isso quer dizer que o desconto só pode ser realizado caso o trabalhador autorize expressamente por meio de autorização prévia e individual.
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Pensão alimentícia
A pensão alimentícia também está entre os descontos em folha permitidos. As empresas podem deduzir o valor da pensão alimentícia do salário do colaborador e transferi-lo ao beneficiário — filhos ou ex-cônjuge.
A pensão alimentícia é uma obrigação legal estabelecida por uma uma decisão judicial ou acordo entre as partes envolvidas em um divórcio ou separação. Com isso, essa obrigação visa garantir o sustento e o bem-estar do beneficiário que necessita de apoio financeiro.
A pensão alimentícia é calculada com base na capacidade financeira de um dos responsáveis e nas necessidades do beneficiário. Dessa forma, esse valor é descontado diretamente do salário em sua folha de pagamento.
Vale lembrar que esse desconto é uma forma eficiente de garantir o cumprimento da obrigação. Isso porque, ele permite que o valor seja retido na fonte, evitando atrasos ou esquecimentos. Além disso, facilita o monitoramento e a prestação de contas às autoridades judiciais.
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Empréstimo ou adiantamento de salário
Quando um funcionário pede um empréstimo ou adiantamento salarial, é acordado o valor e as condições de pagamento. Frequentemente, a empresa desconta esses valores na folha de pagamento do funcionário.
Os descontos em folha facilitam o pagamento de empréstimos ou adiantamentos, assegurando o cumprimento das obrigações financeiras do funcionário.
É essencial definir as condições de pagamento, taxas de juros e prazos de forma clara e transparente para evitar abusos.
Danos causados pelo colaborador
Quando um colaborador causa danos à empresa, como quebrar equipamentos ou cometer negligência grave, os custos podem ser descontados em folha para reembolsar os danos.
Porém, antes de descontar o valor de um funcionário, é necessário que exista um embasamento legal para realizar esses descontos. O que pode incluir evidências, documentos ou processos disciplinares internos.
Além disso, é fundamental que a empresa siga os procedimentos adequados para calcular o valor a ser descontado e comunique antecipadamente ao funcionário. Assim, o colaborador deve ter a oportunidade de se manifestar e apresentar sua defesa antes que o desconto seja feito.
Para casos assim, é recomendado buscar aconselhamento jurídico. Isso garante que os descontos em folha por danos estejam em conformidade com a legislação e não violem os direitos do funcionário.
Como fazer o cálculo de desconto em folha de pagamento?
O cálculo dos descontos em folha é complexo, envolvendo INSS, FGTS, IRPF e outros benefícios adicionais. Para simplificar, siga este passo a passo.
- Identifique os descontos obrigatórios: Primeiramente, verifique quais são os descontos obrigatórios por lei, como o INSS, FGTS e IRPF. Feito isso, consulte as tabelas e alíquotas atualizadas para cada um deles, considerando a faixa salarial do funcionário.
- Calcule os descontos obrigatórios: Com base nas alíquotas correspondentes, aplique os percentuais sobre o salário bruto do funcionário para calcular os valores a serem descontados.
- Considere os benefícios opcionais: Caso a empresa ofereça benefícios opcionais, como plano de saúde, plano odontológico ou vales (refeição, transporte, etc.), verifique se há descontos correspondentes a esses benefícios. Consulte as regras estabelecidas para cada um deles, considerando os valores acordados.
- Calcule os descontos opcionais: Certifique-se de que os cálculos estejam alinhados com os acordos estabelecidos e que os valores sejam deduzidos corretamente.
- Verifique outras deduções: Além dos descontos obrigatórios e opcionais, verifique se há outras deduções a serem consideradas, como pensão alimentícia, empréstimos ou adiantamentos salariais.
Ao considerar as particularidades de cada funcionário e empresa, seguir o passo a passo permitirá calcular os descontos em folha corretamente. Isso garantirá a exatidão dos valores e o cumprimento das obrigações legais e acordos.
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Existe algum limite de desconto em folha de pagamento?
De acordo com a CLT, o limite máximo de desconto em folha de pagamento é de 30% do salário líquido do trabalhador. Esse limite deve considerar todos os descontos realizados na folha de pagamento, sejam eles obrigatórios ou opcionais.
Além desse limite de 30%, a legislação também prevê que alguns descontos específicos tenham limites individuais. Por exemplo, no caso do desconto do vale-transporte, a legislação permite descontar até 6% do salário base do trabalhador.
Esses limites protegem os direitos dos trabalhadores, garantindo um valor líquido adequado para suas necessidades básicas.
Isso quer dizer que é de responsabilidade da empresa e do setor de Recursos Humanos assegurar que os descontos estejam em conformidade com os limites legais e os acordos estabelecidos.
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Com o software de RH da Factorial, é possível automatizar a gestão de folhas de pagamento, eliminando a necessidade de cálculos manuais e reduzindo erros.
Isso porque, a ferramenta permite configurações personalizadas, incluindo descontos, benefícios, impostos e contribuições obrigatórias.
Além disso, a Factorial oferece integração com diferentes sistemas de controle de ponto e folha de ponto. Isso facilita a importação dos dados necessários para o cálculo das folhas de pagamento, agilizando o processo e minimizando as chances de erros.
Outra vantagem da plataforma é que também é possível gerenciar de forma centralizada todas as informações dos funcionários, como:
- Dados pessoais;
- Histórico de salários
- Benefícios;
- Férias;
- E outros eventos relacionados à folha de pagamento.
A Factorial também oferece recursos avançados, como geração de relatórios personalizados, histórico de alterações salariais, controle de reembolsos e muito mais. Com essas funcionalidades, é possível ter uma visão completa e organizada da folha de pagamento.
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