Devido à expansão do Covid-19 em todo o mundo, muitas empresas foram obrigadas a mudar os seus hábitos e adotar uma rotina 100% digital e adaptada ao home office. Assim como, cumprir as regras do trabalho remoto e Reforma Trabalhista. Mesmo que a sua empresa já seja adepta ao home office, certamente você ainda enfrenta muitos desafios para garantir a produtividade das equipes.
Aqui na Factorial passamos pelo mesmo processo e recorremos cada vez mais às novas tecnologias para otimizar a nossa rotina. Por isso, listamos aqui os 22 aplicativos e ferramentas mais relevantes para quem está trabalhando em casa. Esperamos que também sejam de grande ajuda para você e para a sua empresa!
Índice
- Comunicação entre equipes
- Reuniões
- Suporte remoto
- Organização de projetos
- Gestão de tempo
- Gestão documental
- Recursos Humanos
Comunicação entre equipes
Uma das soluções mais importantes para as equipes é ter um chat dedicado para a comunicação interna. Estes podem agilizar os processos, evitar imensas cadeias de e-mails. Além disso, são uma solução profissional para chats informais como o Whatsapp e o Telegram, que deveriam ser apenas ferramentas de lazer.
Slack
Um chat para equipes grandes ou pequenas, que possibilita a criação de diferentes grupos de empresas e canais múltiplos. O Slack é utilizado para conversas rápidas e escritas. É a solução que utilizamos na Factorial quando precisamos comunicar algo simples e urgente.
Google talks/Hangouts
Esta ferramenta é muito útil para aqueles que já utilizam Gmail, porque podem acessar diretamente da sua caixa de entrada. Para utilizá-lo basta selecionar um contato que já possui no Gmail, abrir o chat e começar a digitar. O hangouts também pode ser usado para vídeo chamadas.
Discord
Mais focado em trocar informações por canais de áudio, o Discord também possui opções de chat e de vídeo chamada. Na Factorial começamos a utilizá-lo há pouco tempo, durante o isolamento causado pela crise do Coronavírus. Este programa nos ajuda na comunicação e a nos sentir mais próximos dos nossos colegas de equipe.
Plataformas para reuniões durante o Home Office
Skype
O programa mais popular de vídeo chamadas. Por isso, a maioria das pessoas que estão acostumadas ao home office possuem uma conta no Skype. Este está conectado às contas Microsoft e é mais eficaz para conversas com apenas duas pessoas.
Zoom
Esta plataforma de vídeo é especializada nas chamadas com muitas pessoas. É o programa que usamos na Factorial para reuniões a distância e no nosso caso já tivemos reuniões com até 80 colaboradores. O Zoom também é utilizado por outras grandes empresas que realizam trabalho remoto, como Uber ou Pandora. O software do Zoom é potente e relevante também para webinars. Por isso, as ações da empresa não pararam de subir durante o início da crise do coronavírus.
WebEx
Uma solução similar ao Zoom, porém menos conhecida para as reuniões e vídeo chamadas. Além de ser um software para ajudar no seu home office, também oferece soluções para webinars, reuniões abertas, treinamentos e suporte remoto.
Softwares de suporte remoto
Quando trabalhamos em equipe e não estamos acostumados ao trabalho remoto, uma das preocupações que temos é o funcionamento correto dos dispositivos que utilizamos no dia a dia. Nas empresas maiores sempre há um responsável de TI que auxilia os funcionários nestes casos. E, inclusive nas empresas pequenas, sempre há a opção de pedir ajuda ao colega ao lado.
Quando essa figura de suporte não está presente fisicamente, é necessário recorrer a um software.
LogmeIn
Um programa que te permite acessar e gerenciar computadores remotamente de maneira segura. Com o LogmeIn também é possível automatizar tarefas rotineiras de TI e oferecer suporte a equipes de uma mesma empresa que estão em diferentes escritórios. Assim, você não precisa ter profissionais de TI dedicados para escritórios com poucos funcionários.
TeamViewer
Um software de suporte remoto para empresas e sistemas mais robustos. Além assistência remota via desktop, o TeamViewer também oferece uma solução de Realidade Aumentada e um suporte a dispositivos móveis.
Programas de gestão de projetos
Uma das tarefas mais complicadas durante o home office é estar ao dia do andamento dos projetos de uma equipe. A monitorização dos projetos de cada funcionário também sofre já que é necessário criar uma nova rotina. Por isso, listamos aqui também uma série de softwares de gestão de projetos.
Google Keep
A solução mais fácil e simples de lidar com listas e tarefas a fazer. O Google Keep é uma ferramenta que possibilita ver as suas tarefas pendentes na mesma página do seu Gmail ou de um Google doc.
Trello
Um dos programas mais utilizados para a gestão e organização de tarefas. Com o Trello é possível organizar listas de tarefas por colunas diferentes e diferentes fases dos projetos. Também é possível adicionar outros membros da sua equipe às tarefas no Trello e o programa está disponível para todos os dispositivos móveis. Além disso, você pode adicionar extensões específicas para o Trello, como as que contabilizam as horas de cada tarefa.
Airtable
Um software completo e user-friendly para a gestão de tarefas. É como um “Trello com esteróides”, com uma interface muito mais prática e divisão horizontal. Através do Airtable, os diferentes membros de uma mesma equipe podem ver o que cada um está fazendo e a prioridade de cada projeto. Na Factorial todas as equipes utilizam o Airtable, do Marketing até os desenvolvedores.
Tandem
Mais do que acompanhar projetos, com o Tandem as equipes podem executá-los ao mesmo tempo. Através de integrações com outras plataformas como o Slack ou o Asana é possível ver quem está a trabalhar em qual software. O Tandem também conta com a possibilidade de partilhar telas e de cursores.
Asana
Com características similares ao Trello (como o painel em colunas) e uma atribuição de prioridade semelhante à usada no Airtable, o Asana é outro gestor de projetos bem interessante. Esse programa é muito relevante para as equipes de desenvolvimento e design que trabalham com prazos geralmente apertados.
Toggl
Mais do que verificar o andamento de cada projeto, com o Toggl é possível ver as tarefas mais importantes da empresa numa única página. Com esta ferramenta você verá na mesma timeline todos os times e as tarefas de dependem de uma ou mais equipes. Parece simples, mas é algo utilizado por empresas tão grandes como o Spotify.
Apps de gestão de tempo durante o home office
Pomofocus
Um aplicativo que te ajuda a administrar o tempo através da técnica pomodoro. Este método é baseado na ideia de que as pausas frequentes são importantes para aumentar a eficiência e agilidade de uma pessoa que executa uma ou mais tarefas. Nesta tática, normalmente o trabalho é dividido em período de 25 minutos ou menos.
RescueTime
Esta ferramenta funciona no background do seu computador ou dispositivo móvel e mostra quanto tempo você gasta em cada site, página ou tarefa, sem precisar adicionar manualmente os dados.
Timely
O aplicativo que monitora o tempo de tudo em que você está trabalhando. Através da sua inteligência artificial, o Timely contabiliza cada segundo gasto. Inclusive em tarefas como responder e-mails e que no final do dia nos consomem grande parte da nossa jornada de trabalho.
Soluções para gerir e armazenar documentos
Dropbox
O software que nos permite guardar documentos na nuvem e gerir ficheiros de maneira inteligente. O dropbox, além de guardar os seus dados com segurança, possui um aplicativo para acessar os seus documentos de onde estiver.
Google Drive
A plataforma do Google para criar e compartilhar diferentes tipos de documentos. Com o Drive, é possível criar textos, planilhas, apresentações, imagens e muito mais. É muito útil já que várias pessoas podem utilizá-la ao mesmo tempo e abrir os documentos em qualquer dispositivo. Também é possível editar grupos de partilha e permissões para quem verá cada documento.
One Drive
A solução da Microsoft para o armazenamento e compartilhamento de documentos na nuvem. Além de contar com todo o pacote Office online, o OneDrive possui links com data de expiração para compartilhar informações de maneira mais segura.
iCloud
O sistema de armazenamento na nuvem desenvolvido pela Apple. É extremamente útil para aqueles que utilizam distintos dispositivos da marca. Grande parte da sua informação, inclusive fotos tiradas por um iPhone, pode ser guardada automaticamente e acessada com o seu Apple ID. É mais indicado para empresas que oferecem serviços de design e marketing.
Software de gestão de empresas
Softwares de Recursos Humanos
Factorial
Com o nosso software, verifique quais colaboradores trabalham de casa, quem está de férias e quem está ausente. Também é possível registrar o ponto fora do escritório, através do nosso aplicativo para smartphone. E para os gestores, oferecemos um sistema geolocalização que permite ver de onde os funcionários estão a registrando a início e o final da jornada de trabalho.
O nosso programa de recursos humanos também auxilia outras partes da gestão diária de pessoas de uma empresa. Contamos com funcionalidades como a assinatura digital e a criação de eventos e notificações dentro do software. Estas, além de ajudar a digitalizar as empresas são cruciais nestes momentos em que o home office é obrigatório por questões de saúde.